議会運営委員会視察　令和4年10月4日から5日まで

令和4年10月4日及び5日に、東京都豊島区及び神奈川県横須賀市を視察しました。

豊島区議会におけるオンライン会議の取組等について【東京都豊島区】

取組内容

(1) 議員への貸与端末等の状況について

　豊島区では、新庁舎に移転した平成27年5月から、全議員へタブレット端末の貸与を行っており、現在は、アップル社のiPad（セルラーモデル、画面の大きさは9.7インチ）を貸与している。
　また、マイクロソフト社の「SharePoint（Office365）」により、議会関係資料の閲覧・共有機能、スケジュール管理機能、議員へのお知らせ（掲示板）機能などを備えた議員用のポータルサイト「区議会ポータル」を構築し、議員用のグループウェアとして使用している。
　区役所内に議員用のLANは整備していない。また、大府市議会のように、職員用のLANを間借りしているということもない。しかし、貸与端末が4G回線の通信料も含んだレンタル契約となっているため、議員は、区役所内、自宅、外出先など、貸与端末を持ち出して、どこからでも「区議会ポータル」にアクセスすることができる。
　また、「区議会ポータル」は、自宅の私物のパソコンからでもアクセスすることが可能なので、議員は、貸与端末を持ち帰らなくても、自宅でやり残した作業を継続することができる。

(2) オンライン会議の取組について

　豊島区議会は、令和3年2月に委員会条例を改正し、委員会の開催方法の特例として、オンラインを活用した委員会が開催できることを規定している。また、その他の会議についても、オンライン会議の実施規程を定め、オンライン会議の開催方法や対象とする会議など、必要な事項を定めている。
　オンライン会議の対象者は、現在のところ、新型コロナウイルスに感染したことが確認された、又は感染が疑われる議員のほか、感染者の濃厚接触者と特定された議員のみが対象となっている。そのため、新型コロナウイルス感染症以外の病気やけがの場合は、オンライン会議の対象とはならず、従来どおり欠席扱いとなる。
　対象者は、ウェブ会議サービス「Zoom」を利用して、区役所の会議室にオンラインで出席する形となり、これまでに、常任委員会等の会議8回に、延べ10人の議員がオンラインで出席しているとのことである。
　また、このほかに、オンラインによる行政視察を計4回行っているとのことである。

横須賀市議会におけるオンライン会議の取組等について【神奈川県横須賀市】

取組内容

 (1) 議員への貸与端末等の状況について

　横須賀市では、令和4年度の更新の際に、タブレット端末としても利用できる2in1（ツー・イン・ワン）パソコンから、通常のノートパソコンに貸与端末の機種を変更している。
　横須賀市の貸与端末は、現在の大府市と同様、庁舎内専用であり、庁舎外への持ち出しはできないルールになっている。
　そのため、議員は、自宅等の市役所庁舎以外の場所では、私物のパソコン等を利用している。
　議員用グループウェアについては、以前は、「サイボウスGaroon」を利用していたが、令和2年6月から、スマートフォンで利用しやすい「LINE WORKS」に変更している。
　「LINE WORKS」は、データの閲覧・共有機能のほか、チャット機能や掲示板機能を備えており、特に、議員へのお知らせ等をスマートフォンアプリによりプッシュ通知できる点を評価しているとのことである。
　また、令和3年度までは、ペーパーレス会議システム「moreNOTE」を利用していたが、システムの利用状況を踏まえてその利用を取りやめ、代わりに、オンラインストレージサービス「Dropbox」の利用を開始し、資料やデータの閲覧・共有については、「LINE WORKS」と併用しているとのことである。

(2) オンライン会議の取組について

　横須賀市議会は、令和2年12月に委員会条例を改正し、重大な感染症のまん延防止措置の観点から又は大規模な災害等の発生等やむを得ない理由により委員会の開催場所への参集が困難と判断される実情がある場合に、オンラインを活用した委員会が開催できる旨を規定している。また、オンライン会議の開催要綱を定め、詳細な運用ルールについても定めている。
　横須賀市議会のオンライン会議は、ウェブ会議サービス「Zoom」を利用して開催しており、市議会事務局で専用アカウントを管理している。
　会議運営の観点から、正副委員長と議会事務局は市役所の会議室に登庁して議事進行を行うが、それ以外の議員については、ウェブ会議サービス「Zoom」を利用して、自宅等からオンラインで出席する形をとっている。
　現在のところ、常任委員会等をオンラインで開催した実績はないということが、その他の会議では、感染状況に応じてオンライン会議を随時開催しており、令和4年度だけでも、視察に訪問した時点で、新型コロナウイルス感染症対策検討協議会で2件、広報広聴会議で1件、定例議会等の執行部からの事前説明で11件、各委員会、協議会等の正副委員長との打合せで3件の開催実績がある。
　また、現在のところ、オンライン会議で挙手等による採決を行った実績はなく、協議会では、簡易採決（異議の有りなしを諮る採決）により議事を進めているそうである。

大府市への反映・所感

　視察終了後の委員意見交換会で出された意見と大府市への反映については、次のとおりである。

(1) 大府市議会におけるネットワークの在り方について

　大府市議会では、令和元年度の議員用タブレット端末の導入に際し、導入費用を抑えることなどを目的に、市役所の職員用の無線LAN環境を間借りすることとしている。
　市役所の職員用のネットワークは、「LGWAN」と呼ばれる、インターネットから切り離された行政専用のネットワークの中に存在する。
　職員用ネットワークの間借りは、経費の節減と高度な情報セキュリティ対策という面で大きなメリットがあるが、その高度なセキュリティ対策により、市役所庁舎外とのデータのやり取りが複雑になるというデメリットがある。市議会議員の活動場所は市役所庁舎内だけに限定されないので、データのやり取りの複雑さは、庁舎内と庁舎外を頻繁に行き来する議員にとって、大きなストレスになっている。
　また、議会事務局の職員が議員にデータを送付する際も、庁舎内のネットワークにあるデータ共有スペースと、インターネット上の議員用グループウェアの両方にデータを掲載する必要があり、議会事務局にとって二度手間が発生しているのではないかと思われる。
　今回視察した豊島区議会は、一般の4G回線を利用しており、横須賀市議会は、市議会独自のLAN環境を設けている。全国的には、豊島区や横須賀市のような運用方法が一般的であり、職員用ネットワークを間借りしている大府市の運用は、かなり珍しい運用と言える。
　今後、大府市議会において更にICT化を推進していくためにも、まずは、市議会用の通信環境、ネットワーク環境の整備を検討する必要がある。

(2) 大府市議会におけるオンライン会議の在り方について

　今後、大府市議会でオンライン会議を進めていくに当たって、オンライン会議の対象をどこまでの範囲とするのか、議論を進めていかなければならない。
　今回、二つの議会を視察したが、横須賀市議会の運用のほうが、議会事務局職員の事前の準備がシンプルであると感じた。また、横須賀市議会で整備されているルールは、そのまま大府市議会に取り入れてもよいくらいによくまとまっていると思われる。
　オンライン会議のルールづくりには時間が掛かりそうであるが、令和5年5月には議員の改選が予定されている。議員が入れ替わり、再び一からのスタートにならないように、令和4年度中にオンライン会議のルールづくりを行うことを視野に入れ、論点の整理を進めていく必要がある。

(3) 大府市議会におけるグループウェアの在り方について

　現在、大府市議会では、議員用グループウェアとして、ネオジャパン社のクラウド型グループウェア「desknet's NEO」を利用しており、議会関係資料の閲覧・共有、スケジュール管理、回覧・通知等の機能を活用して、ペーパーレス化の取組を進めている。
　豊島区議会が利用している「SharePoint（Office365）」、横須賀市議会が利用している「LINE WORKS」や「Dropbox」など、現在、様々なソフトウェアやサービスが存在しているが、それぞれに特徴や強み弱みがある。
　例えば、「Dropbox」は、ワード等のデータを自動でプレビュー表示してくれるので、出先でスマートフォンしかない場合でも、ワード等の資料の内容を確認できるという特長があるが、現在のところ、「desknet's NEO」にはそのような機能はなく、スマートフォンで閲覧できるようにするためには、あらかじめ、ワードのデータをPDF形式に変換しておかなくてはならない。
　しかし、「Dropbox」は、オンラインストレージサービスであるため、データの共有に特化しており、スケジュール管理等の機能は備えていない。
　いずれにせよ、今回の視察を通じて、「desknet's NEO」を中心とした現在の大府市議会の運用が、他の市区議会と比べて大きく劣っているわけではないことが確認できた。今後とも、「desknet's NEO」の活用を更に進めていくことで、大府市議会の更なるICT化が推進できるものと考える。